KESEKRETARIATAN – IKATAN MOTOR INDONESIA JAWA BARAT

Deskripsi Umum

Kesekretariatan IMI merupakan bagian yang menjalankan fungsi administratif dan pengelolaan dokumen serta komunikasi organisasi secara keseluruhan. Kesekretariatan menjadi pusat informasi, dokumentasi, dan tata kelola surat-menyurat resmi IMI baik internal maupun eksternal. Dalam struktur organisasi, kesekretariatan berperan sebagai penggerak operasional harian organisasi.

Tugas Pokok dan Fungsi (Job Desk)

1. Administrasi Surat-Menyurat

• Menyusun, mengelola, dan mengarsipkan seluruh surat resmi masuk dan keluar (fisik maupun digital).

• Membuat notulen rapat, laporan kegiatan, memo internal, dan SK (Surat Keputusan) organisasi.

• Menyampaikan surat undangan rapat, pengumuman kegiatan, dan instruksi organisasi kepada pengurus, anggota, dan mitra eksternal.

2. Pengelolaan Dokumen Organisasi

• Menyimpan dan mengelola dokumen legal seperti AD/ART, SK Pengurus, lisensi, MoU, dan laporan keuangan.

• Menyusun dokumen untuk keperluan akreditasi, pelaporan ke KONI, dan lembaga pemerintah.

3. Koordinasi Jadwal & Kegiatan

• Menyusun jadwal rapat, pelatihan, event, dan kegiatan organisasi bersama bidang atau komisi terkait.

• Mendistribusikan informasi kegiatan kepada pengurus dan anggota melalui email, grup resmi, atau media lainnya.

4. Pelayanan Anggota dan Komunitas

• Menjadi pusat pelayanan informasi bagi anggota, klub, komunitas, atau pihak eksternal yang berhubungan dengan IMI.

• Menerima dan menindaklanjuti permohonan administratif seperti pengajuan KTA, surat pengantar, atau legalisasi dokumen.

5. Pendataan & Monitoring Kegiatan

• Membuat rekap dan laporan rutin kegiatan organisasi kepada Ketua Umum dan pengurus harian.

• Menyimpan data kehadiran rapat, surat keputusan, dan file evaluasi kegiatan.

Tujuan Kesekretariatan

• Menjamin tertib administrasi dan dokumentasi seluruh kegiatan IMI.

• Meningkatkan efisiensi operasional organisasi melalui pengelolaan data dan komunikasi yang terstruktur.

• Mendukung fungsi pengambilan keputusan dengan dokumentasi yang lengkap dan akurat.

Koordinasi Kerja

Kesekretariatan bekerja langsung di bawah:

• Sekretaris Umum IMI

• Berkoordinasi dengan seluruh bidang dan komisi dalam urusan administrasi dan informasi.

• Menjadi penghubung antara IMI dengan KONI, pemerintah daerah, komunitas, dan sponsor dalam aspek korespondensi resmi.

Produk Kesekretariatan:

• Surat Undangan dan Notulen Rapat Pengurus

• SK Pengangkatan Komisi atau Panitia Event

• Laporan Tahunan Organisasi

• Pengarsipan Digital Keanggotaan, KIS, dan KTA

• Formulir Resmi (Registrasi Klub, Pengajuan Kegiatan, Permohonan Dukungan)